Definisi Umum dan Type dari Knowledge Management

Telah menjadi satu konsensus umum bahwa pengetahuan (knowledge) marupakan dasar kompetisi dan efektifitas operasi bisnis dalam setiap perusahaan. Pengetahuan sebagai sumber bisa hilang dari lingkungan perusahaan dikarenakan beberapa sebab, seperti kematian, mutasi kerja, bahkan mungkin pindah kerja ke perusahaan lain yang menjadi kompetitor. Sehingga pada prinsipnya adalah kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan perusahaan, karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelejaran dan pengalaman yang cukup panjang.

1. Pengertian Knowledge Management

Knowledge Management (KM) dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya KM merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi/perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan.
Berikut ini merupak definisi-definisi tentang knowledge managemen (KM):

* HarvardCollege (1999)Knowledge Management (KM) merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan” (Sembel & Santoso, 2002 ,hal 195 ).
* Amrit Tiwana“Knowledge Management (KM) merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing”(Tiwana, 2000, hal 5).

* Kirk Klassion“Knowledge Management (KM) merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis” (Tiwana, 2000, hal 5).
* Definisi umum tentang KMKnowledge Management (KM) dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.
1. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan perbaikannya.
2. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari knowledge creation.
3. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan, penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi/perusahaan.
4. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang lainnya.
5. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi.

Knowledge Management (KM) merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.

2. Tipe Knowledge Management

Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan projek-projek knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan seperti XEROX melalui Chief Knowledge Officer (CKO)nya telah menngumpulkan semua studi kasus dan informasi projek KM ini, yang mana adalah untuk mencari bentuk atau tipe projek KM yang tepat diterapkan di dalam perusahaannya.

Secara umum projek ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu KM yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan KM yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada tahap awal KM bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi/unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi.

Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

3. Tujuan Penerapan Knowledge Management
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

4. Knowledge Networks System (KNS)

Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management (KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota yang terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum dibagi kedalam dua modul utama yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan untuk mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang pengetahuan yang menjadi fokus dan interestnya.

Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung proses-proses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, email, kontak langsung kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada proses peningkatan kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM.

5. Penciptaan Pengetahuan

Seperti yang diusulkan Nonaka (1991), sebuah perusahhan yang ingin menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahun ditengah-tengah strategi sumber daya manusianya (Sembel & Santoso, 2002, hal 45). Ada dua jenis pengetahuan yang harus dikelola.

1. Pertama adalah pengetahuan explicit (explicit knowledge) yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan explicit adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah terdokumentasi. Pengetahun jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan.
2. Jenis lain adalah tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how dan dimensi kognitif lainnya seperti model mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini sangat sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk mengkomunikasikannya kepada orang lain.

Lalu bagaimana proses penciptaan pengetahuan itu berlangsung?. Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan Nonaka (1991) memeparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahun yang mungkin terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti terlihat di gambar dibawah ini.
Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi
Gambar Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi

1. Apprentice. Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru bergabung . Staf unior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Si yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas prilaku sang senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada seluruh perusahaan.
2. Combine. Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta bersisi gagasan-gagasan baru. Demikian pula penciptaan pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada.
3. Articulate. Penciptaan pengetahuan tidak berhenti dikedua pola tersebut. Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran dimana para knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuna tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya kedalam kebentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke seluruh organisasi.
4. Internalize. Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.

Pada kedua pola terakhir, articulate dan internalize, sistem manajemen pengetahuan (KMS) memegang peranan yang cukup signifikan. Disini KMS berfungsi untuk memfasilitasikan terjadinya kedua pola tersebut secara efisien dan efektif.

Pentingnya Knowledge Management di Pemerintahan

Globalisasi merupakan sebuah fenomena dimana negara-negara di dunia secara langsung maupun tidak langsung mengharapkan terjadinya sebuah interaksi antar masyarakat yang jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan saat-saat sebelumnya. Di dalam format ini, proses interaksi dan komunikasi antar negara-negara di dunia akan jauh lebih intens dibandingkan dengan apa yang selama ini pernah terjadi. Adalah merupakan suatu kenyataan bahwa globalisasi telah membuka isolasi batasan antar negara yang selama ini berlaku, terutama untuk hal-hal yang berhubungan dengan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan hukum yang merupakan akibat sedemikian cepat dan akurat-nya informasi mengalir dari satu tempat ke tempat lain.

Transformasi dibidang Teknik Informasi telah menciptakan perubahan nilai-nilai kerja, dimana para sumberdaya manusia tidak hanya dianggap memproduksi hasil, tetapi memiliki pengetahuan yang layak untuk dihargai. Kemunculan para knowledge workers menimbulkan pergeseran dalam hal spesifikasi spesialisasi/keahlian, sehingga penilaian terhadap kinerja remunerasi mereka berbeda dengan layaknya SDM yang sekedar menjalankan proses.

Dari segi manajemen, kita beralih dari people management ke knowledge management, sedangkan dari segi teknologi, telah banyak intelligent system yang digunakan seperti robotik, sistem pakar, agent system, dan lain-lain. Dibentuknya corporate memory yang bisa diakses dari mana saja, kapan saja, dan oleh siapa saja yang diberi izin. Serta dari segi budaya, knowledge sharing culture sangat diharapkan untuk bisa direalisasikan dengan baik. Tentunya hal ini berhubungan erat dengan reward system.

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah suatu bidang baru yang sangat popular belakangan ini yang merupakan perkawinan antara ilmu komputer dan manajemen. Manajemen pengetahuan adalah proses pengumpulan, pengolahan, penyebaran, serta pemeliharaan pengetahuan dari suatu organisasi. Dalam proses ini, manajemen pengetahuan berhubungan erat dengan memori organisasi sebagai gudang pengetahuan.

Oleh karena itu, peranan pemerintah di dalam sebuah negara untuk menciptakan sebuah lingkungan yang kondusif dalam menghadapi era globalisasi merupakan sesuatu yang mutlak harus dilakukan. Visi pemerintah sebuah negara selain memiliki dimensi internal (cita-cita bangsa yang bersangkutan) tidak dapat pula dilepaskan dengan aspek eksternal yang ada, terutama yang berhubungan dengan trend hubungan antar negara dan antar anggota masyarakatnya di era-era mendatang.

Di negara-negara maju, hasil dari pemanfaatan teknologi digital (Electronic Digital Services) telah melahirkan sebuah bentuk mekanisme birokrasi pemerintahan yang baru, yang mereka istilahkan sebagai Electronic Government (E-Government). Berbagai definisi yang ada mengenai E-Government (tergantung dari negara yang bersangkutan) memperlihatkan sebuah keinginan yang sama, yaitu bertransformasinya bentuk-bentuk interaksi antara pemerintah dengan masyarakatnya yang terlampau birokratis, menjadi mekanisme hubungan interaksi yang jauh lebih bersahabat.

Dalam konteks Indonesia yang tengah melakukan proses transformasi atau populer dengan istilah ‘Reformasi‘, diantaranya muncul tuntutan untuk segera mewujudkan Good Governance atau kepemerintahan yang baik, yang amanah, yang mengabdi kepada kepentingan bangsa. Tuntutan gencar yang dilakukan oleh masyarakat kepada pemerintah untuk melaksanakan penyelenggaraan Pemerintahan yang baik, yang amanah adalah sejalan dengan meningkatnya tingkat pengetahuan masyarakat disamping adanya pengaruh liberalisasi dan globalisasi. Pola-pola lama penyelenggaraan pemerintahan tidak sesuai lagi bagi tatanan masyarakat yang telah berubah. Oleh karena itu, tuntutan itu merupakan hal yang wajar dan sudah seharusnya di respon oleh pemerintah dengan melakukan perubahan-perubahan yang terarah pada terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan yang amanah, Good Governance and Clean Government.

Berdasarkan kepentingan tersebut maka pemanfaatan media secara inovatif akan menjadi jembatan komunikasi yang sanggup mengajak masyarakat menyampaikan aspirasinya dan merasakan nikmatnya berdemokrasi. E-Government diharapkan tidak menjadi produk pemerintah dengan pemerintah dengan persepsi minus di mata masyarakat, untuk itu pula maka dibutuhkan pembentukan media pendukung lainnya agar tercipta rangkaian media yang dapat membangun iklim keterbukaan yang sebenarnya.

Bertolak dari itu maka dirasakan sangat perlu bagi departemen-departemen yang ada di pemerintahan untuk dapat menerapkan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dalam Upaya Implementasi Konsep E-Government, sehingga dapat terwujud transfaransi terhadap masyarakat, layanan yang cepat, (faster), baik (better), dan murah (cheaper).